The Podcatcher Platform – Guide-ID Knowledgebase

Des informations utiles à portée de main

Actionable Insights transforme les données de votre système Podcatcher Pro en recommandations opportunes qui vous aident à prévenir les perturbations et à optimiser l'expérience des visiteurs. Ce système de notification intelligent vous tient informé de l'état du matériel et des performances de la tournée, ce qui vous permet de résoudre les problèmes potentiels avant qu'ils n'affectent vos invités.

Référence rapide

Accéder au centre de messagerie : Tableau de bord → icône Centre de messages
Configuration du courrier électronique : Profil → Préférences de messagerie
Niveaux de notification : Mineure, modérée, grave (classée par ordre d'urgence)
Principaux avantages : Maintenance proactive, réduction des temps d'arrêt, optimisation du flux de visiteurs
Caractéristiques principales : Surveillance du matériel, informations sur les performances des tournées, alertes par courrier électronique

Comment fonctionne Actionable Insights

Le système Actionable Insights surveille en permanence votre environnement Podcatcher Pro, en analysant à la fois l'état du matériel et les interactions avec les visiteurs afin d'identifier les possibilités d'amélioration. Lorsque le système détecte un problème ou une opportunité d'optimisation, il génère une notification avec une recommandation d'action claire.

Système de notification

Actionable Insights classe les notifications par priorité pour vous aider à vous concentrer sur ce qui compte le plus :

Notifications mineures (informatives)
- Mises à jour informatives ne nécessitant pas d'action immédiate
- Exemples : mises à jour du système disponibles, arrêts de visite peu fréquentés
- Utile pour la planification et l'optimisation à long terme
Notifications modérées (demande de l'attention)
- Questions à traiter pour maintenir une performance optimale
- Examples: low IDentifier batteries, missing Podcatcher devices
- Important pour la maintenance préventive
Notifications graves (nécessitant une action immédiate)
- Questions critiques nécessitant une attention immédiate
- Exemples : camps de base hors ligne, Podcatchers en état d'erreur
- Essentiel pour éviter de perturber l'expérience des visiteurs

Utilisation du centre de messagerie

Le centre de messages est le point central de toutes les notifications. Il fournit des informations claires sur chaque problème et les solutions recommandées.

Accès au centre de messages

Se connecter à la plateforme Guide-ID
Recherchez l'en-tête Message Center dans la barre supérieure gauche.
Cliquez sur pour ouvrir votre tableau de bord de notification

Comprendre les alertes du centre de messagerie

Chaque notification dans le centre de messages comprend

Icône d'alerte indiquant le niveau de priorité
Description claire du problème détecté
Recommandation réalisable pour résoudre le problème
Horodatage indiquant la date à laquelle le problème a été détecté

For example, a typical notification might alert you that “IDentifier with serial number BP.000.433 is low on battery” and recommend that you “Please replace or recharge the battery to keep using this IDentifier.”

Remarque : Pour une référence complète de toutes les notifications possibles et des actions recommandées, voir [Types de notifications et recommandations].

Gestion des notifications

Le Centre de messages vous permet de

Examiner toutes les notifications actives en un seul endroit pratique
Annuler les notifications une fois que vous les avez abordés
Suivi de l'état de la résolution car le système supprime automatiquement les problèmes corrigés

Considérations sur l'accessibilité
Le centre de messages est conçu pour présenter des informations critiques d'un seul coup d'œil, ce qui le rend très utile dans les musées très fréquentés, où le personnel n'a que quelques instants entre les interactions avec les visiteurs pour vérifier l'état du système.

Système de notification par courrier électronique

Pour que vous ne manquiez jamais les alertes importantes, Actionable Insights va au-delà de la plateforme avec des notifications stratégiques par e-mail.

Types d'alertes par courrier électronique

Emails hebdomadaires de synthèse
- Vue d'ensemble de toutes les notifications en cours
- Priorité au niveau d'urgence
- Fournit un moyen pratique de rester informé même lorsque l'on n'est pas connecté à la plateforme
Emails d'alerte urgents
- Envoyé lorsque des problèmes critiques nécessitent une attention immédiate
- Se concentrer spécifiquement sur les notifications graves

Personnalisation des préférences en matière de courrier électronique

Vous pouvez adapter votre expérience de notification aux besoins de votre musée :

Naviguez vers Profil -> Préférences de messagerie dans la plateforme Guide-ID
Sélectionnez Préférences de notification
Choisissez les types d'e-mails que vous souhaitez envoyer.
Sauvegarder vos paramètres

Principales capacités de surveillance

Actionable Insights surveille deux aspects principaux de votre expérience muséale :

1. Surveillance de l'état du matériel

Le système suit de manière proactive l'état de votre matériel Guide-ID, y compris :

IDentifier Niveaux de batterie
- Alertes lorsque les piles atteignent des seuils bas
- Permet d'éviter les interruptions de la visite audio dans des zones d'exposition spécifiques
- Permet une maintenance planifiée plutôt que des interventions d'urgence
Statut de l'appareil Podcatcher
- Identifie les appareils manquants pour maintenir l'inventaire
- Détecte les Podcatchers en état d'erreur
- Moniteurs Connectivité du dispositif de synchronisation

2. Analyse des performances des tournées

Au-delà du matériel, Actionable Insights permet d'optimiser l'expérience du contenu :

Analyse des schémas d'utilisation
- Identifie les arrêts de visite sous-utilisés ou très populaires
- Vous aide à comprendre les schémas d'engagement des visiteurs
- Fournit des informations pour l'amélioration du contenu

Résolution des problèmes Informations exploitables

Si vous rencontrez des problèmes avec le système Actionable Insights, essayez ces solutions simples :

Enjeu	Solution
Ne pas recevoir de notifications par courrier électronique	Vérifiez votre dossier spam et vérifiez que votre adresse e-mail est correcte dans les paramètres de l'utilisateur.
Absence de notifications attendues	Confirmez que vos préférences de notification sont correctement configurées et que vous n'avez pas rejeté le message.
La notification d'abandon réapparaît	Le problème sous-jacent peut ne pas être entièrement résolu

Avertissement
If you dismiss multiple IDentifier battery warnings without replacing batteries, you risk unexpected audio tour disruptions for your visitors. Always follow recommended actions when possible.

Indicateurs de réussite

Vous saurez que vous utilisez efficacement Actionable Insights lorsque.. :

Les problèmes matériels évitables diminuent dans votre musée
Le personnel peut traiter les problèmes potentiels avant qu'ils n'affectent les visiteurs
Votre processus de remplacement de la batterie devient proactif plutôt que réactif
Diminution du nombre d'incidents liés à la disparition de Podcatcher

Pour toute assistance supplémentaire concernant Actionable Insights, contactez le service d'assistance de Guide-ID via le centre d'aide de la plateforme ou envoyez un courrier électronique à l'adresse suivante Helpdesk@guide-id.com.

Exportation des données analytiques pour une analyse personnalisée

Download your tour metrics as CSV files for external processing and deeper insights

The Export feature lets you download comprehensive tour analytics data for custom analysis in your preferred tools. Follow these simple steps to access your valuable visitor engagement metrics.

Référence rapide

Navigate to Analytics → Export in the main menu
Set your desired date range using the From/To date selectors
Click the “Export” button to generate your data file
Download the CSV file when processing is complete
Files are named automatically with your site name and date range
Use it in your data platform

Accessing the Export Function

Se connecter à la plateforme Guide-ID
Select “Analytics” from the left navigation menu
Click the “Export” tab in the top menu bar

Setting Export Parameters

Use the date filters in the right sidebar:
- Click “From date” to select your starting date
- Click “To date” to select your ending date

Generating Your Export

Click the blue “Export” button
Wait briefly while the processing indicator shows your file is being prepared
When complete, the file will automatically download to your device
Files are named “SiteName-Analytics-YYYYMMDD-YYYYMMDD.csv”

Understanding Your Data

Your exported CSV file will contain the following data columns:

TourName: The name of the tour as configured in the platform
Date: The date when the visitor interaction occurred (YYYY-MM-DD format)
StopName: The specific audio stop or IDentifier point
Language: The language code selected by the visitor (e.g., en-EN, nl-NL)
Device: The playback device type (Podcatcher or PWA for web app)
NumberOfTimesListened: Total play count for each stop

Troubleshooting Export Issues

Enjeu	Solution
CSV file shows incorrect formatting	Open in a dedicated spreadsheet program rather than a text editor
Missing data for specific tours	Check that the tours were active during your selected date range

By exporting your Guide-ID analytics data, you gain the flexibility to perform deeper analysis beyond the platform’s built-in visualizations. This direct access to your visitor engagement metrics empowers data-driven decisions about content development, tour optimization, and resource allocation.

Vue d'ensemble de l'analyse

When you and your visitors use the tours you have created on the Guide-ID Platform, the system automatically collects analytics data.

These metrics are invaluable for evaluating the performance of your tours, stops, and clips, as well as analyzing user engagement with quizzes and surveys.

Finding the analytics page

Upon logging in to the Guide-ID Platform, you will land on the Dashboard. To navigate to the Analytics page, simply locate it in the sidebar below the Dashboard section.

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Les visites guidées

Within the tours tab, you will find a collection of informative graphs that provide key details about your tours. These include the number of tours played, the total number of stories shared, the duration of each tour, and the average number of stops visited per tour.

Arrêts

The stops tab offers valuable insights into the most and least played stops, as well as the triggers that prompted their playback. Popular stops typically indicate visitor preferences, while less frequented stops may be situated in less accessible areas or encountered when visitors are fatigued from the tour through the museum.

Clips

This section provides information on the chosen options and how they compare to alternative choices, offering valuable insights into visitor preferences.

Alarms

In the alarms tab, you can monitor the frequency at which alarms were triggered and identify the most commonly activated alarm (if multiple alarms are set up).

Group tours

This is subscription based for Podcatcher Pro clients. For questions please contact our Helpdesk or one of our Business Managers

Heatmap

This section provides information about visitor counts and percentages for the selected tour stops.
You can select a month and year and then choose a specific tour.

The stops for the selected tour are displayed in a table, organized by day.

The table shows listening rates as percentages. To switch between percentage values and visitor counts, click the Toggle Visitor Count/Percentage button.

The color of the table cells varies based on the listening percentages

Export

From the Export tab, you can download analytics data about stops yourself, to be used to create your own displays or to combine with data from other analytics platforms you use for your museum. See our Exporting Analytics Data pour plus d'informations.

Aperçu du tableau de bord

Votre tableau de bord fournit un aperçu des mesures de performance liées à vos visites audio. Il vous aide à évaluer leurs performances et à planifier les améliorations futures.

Données sur les tournées

La section des données sur les visites vous indique le nombre de visiteurs de votre site qui ont bénéficié de visites audio au cours de la journée écoulée, des trente derniers jours, de l'année en cours, ainsi que le nombre total de visites.

Tours joués

Le graphique des tournées jouées offre une ventilation détaillée du nombre de tournées servies au cours de l'année écoulée. Ces informations sont également segmentées en fonction de la plateforme utilisée, ce qui vous permet d'analyser la consommation de tournées sur différents canaux tels que Podcatcher et PWA.

Liste des choses à faire

Enfin, la liste des tâches à effectuer vous guide à travers les étapes nécessaires pour que vos visites audio soient prêtes pour vos visiteurs. Cette liste de contrôle pratique vous aide à rester organisé et garantit une expérience sans faille à votre public.

Notifications de matériel

Our platform automatically alerts you when your equipment needs attention. This page explains what each notification means and how to fix it.

Understanding Severity Levels

🔴 High Priority – Act immediately to avoid disruptions
🟡 Medium Priority – Address soon to prevent issues
🟢 Low Priority – Informational, no immediate action needed

Basecamp Offline

🔴 High Priority

What this means

Your Sync Device hasn’t communicated with our system for over 24 hours.

What to do

Check that the Sync Deviceis plugged in and turned on
Verify your internet connection is working
Look for any error lights on the device
Once reconnected, the notification will disappear automatically
Otherwise, please contact support

Why this happens

The Sync Device may have been turned off, lost internet connection, or experienced a technical error.

Podcatcher Malfunction

🟡 Medium Priority

What this means

A Podcatcher with a red light was placed back in the Sync Device. A red light means the device is broken.

What to do

Follow our returns and replacements guide to send back the broken Podcatcher and receive a new one
Your other Podcatchers should continue working normally

Why this happens

The Podcatcher has experienced a hardware failure and needs to be replaced.

IDentifer Battery Low

🟡 Medium Priority

What this means

An IDentifier’s battery has dropped below one-third capacity. You still have several weeks to months of battery life remaining.

What to do

Replace the batteries of the IDentifier or replace the IDentifier with an other IDentifier.

Why this happens

Battery levels update when a Podcatcher scans the IDentifier and syncs with a Sync Device.

Podcatcher Not Seen for a Week

🟢 Low Priority

What this means

We haven’t detected this Podcatcher in over a week, but less than a month.

What to do

If you have the Podcatcher, place it back in a Basecamp
If you’ve already returned it, we may still be processing it – the notification will clear automatically
The notification will stop after 30 days

Why this happens

The Podcatcher may have been left out, used for testing, or returned but not yet processed in our system. For more information, see our Missing Podcatchers FAQ.

Centre de messages

The Message Center will show all kinds of notifications regarding “actionable insights”. This usually means the museum needs to take actions to fix something.

Les color bar on the left indicates the severity of the notification:

🟢 Green	Low severity : informational, no action required or at least not immediate
🟠 Orange	Medium severity : action required, however not immediate
🔴 Red	High severity : immediate action required

The meaning of the severity may be subject to change as soon as we have actual notifications with different severities.

Les icon indicates the type of notification

Les message text informs you about what is going on and in some cases what needs to be done to resolve the issue.

Les date is when the notification was created. The date is bold when the message is unread.

Les X allows you to dismiss this notificatoin. You won’t receive any email reminders on this message (if you are subscribed to weekly notifications). After pressing X, the message will disappear from the overview.

The messagelist is seperated into two lists divided by a line seperator (see below) when there are unread messages since the last visit to Message Center. The first list contains the new (unread) messages since the last time this page was loaded. The second list contains the messages which are read. Messages get automatically marked as read when the Message Center page is loaded. So the next time you come to the Message Center page, all these messages are marked as read.

The Platform checks for new notifications every 15 minutes. If a new notification is available, the number displayed on the message center icon is updated accordingly.

Supported notifications

IDentifier Battery Low
When a low battery is detected on an IDentifier this notifications will show up per IDentifier.

IDentifier Battery will need to be replaced.

When the IDentifier is deleted from the Hardware IDentifiers page, the notification will be removed.

Podcatcher Error
When the Podcatcher is in error status, this notification will show up per Podcatcher. These Podcatchers will need to be returned.You can reach out the repairs or returning equipment page.

If the Podcatcher moved to a new Sync Device, the old notification will be removed. The new notification with the correct serial number will be created. When the Podcatcher is healthy again, this notification will be removed.

If you click on ‘Basecamp‘ and there is information about the latest docked Basecamp for Podcatcher, they will be navigated to the Basecamp detail page. If ther is no such information available, they will be directed to the Basecamp overview page instead.

Sync Device Offline

When a Sync Device has been offline for more than one day, this notification will show up per Sync Device. Power and network connection should be checked first.
When the Sync Device is online again, this notification will be removed.

This image has an empty alt attribute; its file name is image-86.png

If you click on ‘Sync overview page‘, you will be navigated to the Sync Device overview page.
This notification takes SyncDevice type into account, text message change for each SyncDevice type (SyncConsole, Syncbox).

Lost Podcatcher
If the Podcatchers that have a last seen of over a week ago, this notification of total number of Podcatchers will show up per site.

If there is an Warning IDentifier, it needs to be checked.

Lost Podcatchers checked Periodically.
When a previously lost Podcatcher is seen again, it is removed from the lost count.

When there are no notifications, all is well.

Ajustement des paramètres de la tournée

Pour accéder aux paramètres de la visite, allez sur la page de la visite et cliquez surParamètres de la tournéesitué dans le coin supérieur droit de la page. La fenêtre Paramètres de la tournée s'ouvre alors.

La fenêtre contextuelle Paramètres de la tournée affiche des informations générales sur la tournée. Pour appliquer les changements, effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur le bouton Économiser bouton.

Dans le cadre de la Paramètres généraux vous pouvez sélectionner les appareils sur lesquels cette visite sera disponible.

Dans le cadre de la Paramètres linguistiques Dans la section ci-dessous, vous pouvez sélectionner les langues dans lesquelles la visite sera disponible. Veuillez noter qu'il n'est pas possible de modifier la langue principale de la visite une fois qu'elle a été définie.

Vous pouvez également personnaliser la traduction du titre et de la description de la visite pour chaque langue disponible.

En ajustant ces paramètres, vous pouvez vous assurer que votre visite est optimisée pour votre public cible, ce qui la rend plus accessible et attrayante pour un plus grand nombre d'utilisateurs.

Ajouter des couches à votre visite

L'ajout de couches peut avoir diverses fonctions. Par exemple, lorsque le fragment audio principal d'un arrêt devient long, vous pouvez fournir des informations plus détaillées en ajoutant une couche. Par exemple, vous pouvez présenter un contexte historique ou des détails sur une œuvre d'art sous la forme d'une couche distincte. Ainsi, les visiteurs qui ne sont pas intéressés par l'histoire peuvent toujours profiter de l'histoire principale de l'œuvre d'art.

Ajouter des couches

Pour ajouter une couche à votre visite, procédez comme suit :

Cliquez sur une étape de la visite.
Cliquez sur "Ouvrir la vue du clip"
Placez le curseur de votre souris sur le clip et une petite icône "+" apparaîtra.
Cliquez sur l'icône "+" et un nouveau clip apparaîtra avec une ligne le reliant au clip précédent, étiqueté comme "Lecture automatique". Les utilisateurs peuvent choisir l'une des quatre options : A, B, C ou Lecture automatique

À ce stade, la couche a été ajoutée et l'objectif de l'ajout de la couche devient pertinent.

Si vous souhaitez inclure un segment audio facultatif, cliquez sur le bouton déroulant "Lecture automatique" et sélectionnez l'un des boutons A/B/C disponibles. Il est essentiel de fournir une explication dans le premier clip pour guider les visiteurs. Par exemple, vous pouvez inclure un texte tel que "Appuyez sur A pour en savoir plus sur la vie du peintre".
Les clips multiples nécessitent plus d'une option ou d'un bouton. Il suffit de cliquer sur l'icône "+" . Après avoir sélectionné le bouton A, les lignes reliant les clips passeront automatiquement de "B" à "C" lorsque vous cliquerez sur l'icône "+".
- Vous pouvez cliquer sur l'icône de groupe pour regrouper les clips et les dissocier. Les clips groupés partagent la connexion sortante, ce qui garantit que le clip suivant reste identique quelle que soit l'option choisie.

Pour des calques supplémentaires, cliquez sur le bouton "+" sous un clip ou un groupe et répétez le processus. Notez que si vous souhaitez enchaîner un groupe de clips à un autre groupe, vous devez inclure un clip "intermédiaire". Cette étape est cruciale pour assurer une bonne progression dans la tournée, sinon le Podcatcher ne saurait pas lequel des clips suivants il doit lire pour avancer...

En incorporant des couches dans votre visite, vous pouvez créer une expérience plus attrayante et interactive pour les visiteurs. Ces couches ajoutent de la profondeur, de la personnalisation et un élément d'amusement à vos visites.

Créer des visites guidées à l'aide de l'IA

Transformez vos idées d'exposition en expériences audio complètes

La fonction AI Tour Generation de la plateforme Guide-ID vous permet de créer rapidement des visites audio attrayantes avec un minimum d'effort. Cet outil puissant prend vos informations de base sur l'exposition et les transforme en arrêts audio professionnels, prêts à l'emploi, avec une narration cohérente et des traductions optionnelles.

Conditions préalables

Avant de commencer, assurez-vous que vous avez :

Compte actif de la plate-forme Guide-ID avec des privilèges d'administrateur
Informations de base sur l'exposition (titres, thèmes, objets clés)
Compréhension claire de votre public cible et des objectifs de la tournée
Environ 5 à 10 minutes pour l'installation initiale (la génération se fait en arrière-plan)

Instructions étape par étape

1. Lancer la création de la tournée

Se connecter à la plateforme Guide-ID
Naviguez jusqu'à Circuits > Créer un nouveau circuit
Dans l'assistant de création de tournée, sélectionnez Visite générée par l'IA option
Saisissez un titre descriptif pour votre visite, il sera utilisé comme sujet de la visite audio.
Sélectionner le nombre d'arrêts (2-10)
Les titres des arrêts sont immédiatement suggérés. Modifiez-les pour avoir un thème/centre d'intérêt différent pour chaque arrêt.
Cliquez sur "Créer une visite"

Conseil: Choisissez des titres qui aident l'IA à comprendre l'objet de la visite.

2. Revoir la visite créée

Stand by AI réfléchit, il faut normalement entre 1 et 5 minutes pour créer la visite. Une fois la visite terminée, les éléments suivants sont créés
1. Une transcription par langue
2. L'audio est généré à l'aide de voix sélectionnées de manière aléatoire.
Pour chaque arrêt, examiner
1. Le scénario : lisez le script et/ou écoutez l'audio généré. Ajustez les fragments si nécessaire
2. Les voix : les voix sont sélectionnées de manière aléatoire,
vous pouvez utiliser "Ask AI" pour modifier le ton de la voix ou créer de nouvelles traductions.
Prochaines étapes

Après avoir créé votre visite générée par l'IA, publiez-la et synchronisez-la.

Ajouter des membres à l'équipe

Pour ajouter des membres d'équipe afin qu'ils puissent se connecter à la plateforme, il suffit d'aller dans les paramètres du site et de cliquer sur équipe.

Ici, vous pouvez ajouter des membres à votre équipe en cliquant sur Ajouter un nouveau coéquipier. Indiquez leur adresse électronique, leur prénom et leur nom (la fonction est facultative) et cliquez sur enregistrer. Le membre de l'équipe recevra un e-mail. En cliquant sur le lien contenu dans l'e-mail, il pourra enregistrer son compte et se connecter à la plate-forme.

Modification ou suppression d'un compte

Pour modifier ou supprimer un compte, il suffit de cliquer sur l'icône de modification ou de suppression mentionnée sous les actions pour cette adresse électronique.